間違いや失敗のない職場にする30の方法
- 失敗をする原因は、人ではなく、システムにある。
失敗をする原因は、人ではなく、システムにある。
リーダーがよく陥る勘違いを1つ紹介します。
仕事における失敗は「人に問題があると思われる」という誤解です。
・ぼんやりしていたから、間違えた
人を変えるためには、時間がかかる。
システムを変えれば、時間はかからない。
「社内のミスを減らす」
「間違いをなくす」
「不注意を防止する」
間違いを減らすために、ダブルチェックを導入しよう。
間違いをしないための最初のポイントは「ダブルチェック」というシステムです。
失敗をよくする人は、決まって1人だけで仕事をこなそうとしています。
たしかに1人ですれば、人の節約になり、素早く仕事ができることでしょう。
間違えてはいけない仕事は、ダブルチェック。
間違えてもいい仕事には、スピード重視。
ダブルチェックを行うと、仕事のミスは激減します。
これは理想的な話です。
すべてに行えればいいですが、時間を優先する仕事では、なかなかダブルチェックを導入することは難しいものです。
締め切りを与えると、部下は活発になる。
私はリーダーをしているとき、部下に対して面白い現象を目の当たりにしたことがあります。
実際にあった例を紹介します。
ある日、お願いしたい仕事があり、部下の1人に「時間があるときでいいよ」という指示でお願いしました。
口頭だけの指示は、間違いを増やす。
口頭と文書の両方で指示すれば、間違えない。
間違いやミスの多い組織では、指示が口頭レベルで行われています。
「口で述べる指示」ということです。
口で述べた言葉は目に見えません。
仕切りがあると、人間はサボってしまう。
仕切りを設けてデスク同士を区切っているところがあります。
いわゆる、パーティションというものです。
職場により、あるところもあれば、ないところもあるようです。
勝つ組織は、徹底的な情報共有をしている。
ミスの少ない組織、力のある組織は「透明」であることが特徴です。
「オープン」であり「情報の共有」ができています。
オープンだからこそ、お互いの仕事の進み具合や状況を知ることができ、仕事の向上へとつながります。
朝礼を省略してはいけない。
「なぜ朝礼を毎朝するのか」
このことについて、深く考えたことがありますか。
「単純に、偉い人が社員に難しい話をするだけだろう」と簡単に考えていませんか。
責任の大きな仕事で、部下の成長を促す。
「水口君、この仕事、君に任せた」
ある日、突然、上司から大きな仕事を任されたことがありました。
小さな仕事ならまだしも、大きな仕事であり「なぜこんな大きな仕事を私に？」と困惑したことを覚えています。
目標シートで意識を高める。
気の進まない社員にも、目標シートを作ってもらうことをおすすめします。
目標シートは、目標のない社員に、目標を持たせる方法です。
多少強引な方法ではありますが、確かな効果があることも事実です。
リーダーが挨拶をしないと、部下も挨拶をしなくなる。
親と子の関係は、上司と部下の関係に似ています。
子は親の真似をするように、部下も上司の真似をしようとします。
子どもは、親がしていることが正しいと信じます。
つまらない仕事は、受け止め方に問題がある。
仕事がつまらないのは、仕事そのものの問題ではありません。
受け止め方の問題です。
変えるべきは、仕事ではなく、受け止め方です。
整理整頓をするから、仕事に集中できる。
倒産する会社には、必要のない資料がたくさんあるという共通点があるそうです。
資料を1つ探すためにも、いらない資料がたくさんあり、探すだけで時間とエネルギーを使ってしまうからです。
本来、行うべき仕事をする時間とエネルギーを「探す」という行為だけで使い果たしてしまいます。
必要ない会議に出ない、出さない。
ダメな組織には、ある共通点があります。
会議を頻繁に開いている、という共通点です。
ミスの多い組織ほど、会議を毎日しています。
考え方の対立はしない。
考え方の吸収をする。
人と対立する、本当の原因は何でしょうか。
価値観です。
価値観とは、善悪や善しあしなどを判断するとき、その根幹となる物事の見方です。
残業をしている職場は、要注意。
「残業」と聞いて、どのような印象を持ちますか。
私が社会人になる前は、残業をしていると、一生懸命にたくさんの仕事をしているような印象がありました。
残業をするくらいですから、それだけ仕事が熱くなっているのかと思っていました。
1週間は、神様のリズム。
旧約聖書のはじめのページには「天地創造」というお話から始まります。
神様が、光と闇を作り、この世界を作り、海と陸と空を作り、動物たちを作り、男と女を作ります。
6日間続けてこの世を作った後、7日目にはさすがの神様も疲れてしまい「休んだ」というお話があります。
休日のない職場は、精神力を使い果たし、いずれ崩壊する。
休日は、体力補給の時間だけではありません。
精神力補給の時間です。
心の緊張をほぐして、心身のバランスを整える時間にあたります。
大切な仕事ほど、朝一番に予定する。
勝つ組織では、勝負所の仕事を、いつも朝にしています。
仕事中なら、いつでもいいという単純な話ではなく、人間の疲れをうまく理解したスケジュールです。
朝は、睡眠の後ですから頭がすっきりしている時間帯です。
ミスをして怒る上司がいる職場ほど、余計にミスが多くなる。
私の実体験から、面白いお話を紹介させてください。
あまり大きな声ではいえませんが、これはきっとあなたのためになるお話になるはずです。
「ミスをすると怒る上司のいる職場ほど、ミスが多くなる」という不思議なお話です。
失敗しても許してくれるリーダーがいれば、部下は成長する。
失敗しても許してくれるリーダーがいれば、必ず部下は成長します。
ミスに対して寛容なリーダーには、ミスも報告しやすくなり、改善もしやすくなるからです。
社内への情報展開もしやすくなります。
1日1回は、相手のために何か協力する。
力強い組織作りには、チームワークが大切です。
チームワークには、人との結束が重要です。
人との結束には、お互いに助け合うことが必要です。
指さし呼称と声だし確認は、大きな効果がある。
「一番線、よし！」
「線路、よし！」
「信号、よし！」
手書きの言葉には、魔法の力がある。
自分の机の上に、物が置いてあると、やはり気になります。
「何だろう」と気になりますよね。
自分の机の上ですから、毎日、目にするところです。
勝つ組織には、予言者が必要。
勝つ組織には、長年の経験者が最低1人は必要です。
長く職場に携わっている人を1人は置いておくと、組織のためになります。
「予言者」になってくれるからです。
花を置くと、喧嘩が減る。
仕事における女性の役割は、重要です。
人と人とのコミュニケーションの潤滑油になり、仕事を円滑に進めるための役割を果たします。
また女性には「治癒」という不思議な力があります。
掃除は新人だけにさせない。
みんなにやらせよう。
一般の会社では、新人に掃除をさせることでしょう。
たしかに一般的に掃除は、新人の仕事になる場合が多く見られます。
しかし、新人だけに仕事をやらせると、上司と部下の接点が少なくなります。
職場の電気が暗いと、人も暗くなってしまう。
お化け屋敷では、必ず部屋が真っ暗です。
なぜお化け屋敷が暗いのかというと、心まで暗くさせてしまうからです。
心を暗くさせて、恐怖をかき立てる効果があります。
人を変えない。
人を生かす。
10人いれば、10とおりの個性があります。
長所や短所も、人それぞれ、異なります。
身長の高い人は、怖いと言われますが、かっこいいとも言われます。