執筆者:水口貴博

電話対応の30のビジネスマナー

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電話を通してするお願いは、最も通りにくい。

電話を通してするお願いは、最も通りにくい。 | 電話対応の30のビジネスマナー

電話を通してお願いをするのは、なかなか難しい課題です。

電話をかけて「これをお願いしたいのですが」と言われても、断られるケースが少なくありません。

相手が見えないからです。

見ることも、見せることも、触れることもできません。

お願いをするときには、頭を下げるものですが、電話では見えませんから頭の下げようがありません。

困った表情で頭を下げれば、Noとも言いにくいですが、残念ながら電話では何も見えません。

電話を通してするお願いは、最も通りにくいのです。

こうしたとき、どうすればいいのでしょうか。

実は、こんなときもコツがあります。

まず、お礼から話し始めればいいのです。

以前に受けたお世話の感謝をしてから、会話を始めます。

「ありがとうございます」という感謝を加えた会話は、必ず印象がよくなります。

言葉しか伝えられない電話では、感謝を伝えることで機嫌をよくしてもらうのです。

「いつもお世話になっております」

「先日はどうもありがとうございました」

「先日の打ち合わせではお世話になりました」

感謝をされると、まず電話を気持ちよく始めることができます。

笑顔を見ることはできませんが、言葉でイメージを伝えることならできます。

相手に少しでも気分よくなってもらってから、自分の話をすれば、前向きに聞いてもらいやすくなるのです。

電話対応のビジネスマナー(30)
  • お礼から話を始める。
まとめ

電話対応の30のビジネスマナー

  1. 電話対応は、新人だけの仕事ではない。
  2. 電話対応の理想は「早く取ること」と「丁寧な対応」。
  3. お客さまからの電話では、自社の人間のことを、敬称抜き、敬語抜きで話す。
  4. 家族からの電話対応は、例外になるので注意。
  5. 声が小さいからと言って、お客さまに命令をしてはいけない。
  6. 受話器を置くまでが電話対応。
  7. コールセンター並みの、丁寧な電話の切り方。
  8. プライバシーに関わる情報の扱い方には、細心の注意が必要。
  9. 本人の許可がないかぎり、連絡先は絶対に教えてはいけない。
  10. かけるときも受けるときも、電話対応にはメモが欠かせない。
  11. 受話器は、利き手ではない手で取るほうがいい。
  12. いきなり用件を話し始めていませんか。
  13. 呼び出し音3回以内で、電話に出よう。
  14. 迷惑電話も、社会人としての対応を心がける。
  15. いきなり複雑な内容の説明をしない。
  16. 説明の限界を感じたら、ファックスを活用しよう。
  17. 相手の身になり、電話をかけるタイミングを考えよう。
  18. 電話対応がよくても、姿勢が悪ければ、評価が落ちる。
  19. 会社の電話を、私用で使ってはいけない。
  20. 重要な話ほど、電話で連絡してはいけない。
  21. 電話の際に、忘れがちなカレンダー。
  22. 名前を名乗らない人ほど、実は大切なお客さまである場合が多い。
  23. 電話対応では、間違いを防ぐために復唱するのは基本。
  24. 否定する言葉の後に、フォローの言葉を続けよう。
  25. 保留が長くなる場合は、一度切って、こちらから折り返す。
  26. 電話が適していない状況では、メールを活用する。
  27. 突然切れた電話は、かけた側からかけ直すのがマナー。
  28. 「もしもし」は学生言葉だった!電話対応では「もしもし」を使ってはいけない。
  29. 電話では、わざとゆっくり話そう。
  30. 電話を通してするお願いは、最も通りにくい。

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