電話でメモを取る際には、気をつけてもらいたいことがあります。

メモを取った内容について「復唱する」ということです。

電話では相手の顔が見えません。

しぐさもわかりません。

わかるのは「声」だけです。

声だけですから、伝達力が弱くなります。

電話では「聞き間違い」「聞き漏らし」「話の誤解」が多いですから、会話の内容を復唱するのは基本です。

電話番号や住所のような細かい情報なら「念のため」と思い、復唱は自然とできてしまいます。

しかし、たとえ簡単な内容でも、やりとりの間違いや誤解を防ぐために、復唱するようにしてほしいのです。

簡単な内容は復唱するまでもないと思っている人が多いですが、どんな内容であろうと、復唱をして確認をすることは、基本です。

日にち、時間、場所、用件、相手の名前、連絡先。

一度メモをとっても、本当に間違いがないか復唱します。

「連絡先について、もう一度確認させてください」

「12日の13時から、○○ビルの7階、E会議室でよろしいですか」

「出席者は、13名でよろしいですか」

復唱による効果は、間違いを防ぐだけではありません。

電話相手にとっても「きちんと対応してくれているな」「頼りになる」という安心感をもたらします。

できる社会人は、このちょっとした気遣いで、ほかの人と差をつけるのです。

• 会話を復唱して、漏れや間違いのないようにする。