打ち合わせの約束の際は、必ず「開始時間」を決めます。

開始時間は必須事項なので忘れようがありません。

どれだけ鈍感な人でも開始時間は忘れず確認するでしょう。

その一方で「終了時間」については、急におろそかになるケースが目立ちます。

開始時間を決めることはあっても、終了時間を決めることが少ない。

「話がまとまったところで適当に終了」というケースが少なくありません。

そういうことがお互いの中で暗黙の了解となることがあります。

もちろんお互いとも時間に余裕があるのなら、それも悪くありません。

時間に余裕がある者同士であれば、特に制限時間を設けず、話がまとまるまで打ち合わせをするのも1つの方法です。

しかし実際のところ、忙しい社会人で時間に余裕がある人は少ないでしょう。

終了時間を決めておかないと「好きなだけ話ができる」という思い込みが生まれやすい。

緊張感とスピード感の欠けた打ち合わせになるでしょう。

だらだらした雰囲気が漂うと、まとまる話し合いもまとまらなくなります。

話が脱線しやすくなったり打ち合わせとは無関係な雑談が盛り上がったりして、貴重な時間を消耗することになります。

打ち合わせは、自分だけでなく相手の時間も割くことになります。

一定時間お互いを拘束することになるため油断は禁物です。

自分はよくても、相手は別の仕事もあって忙しく、後のスケジュールが立て込んでいることもあるでしょう。

したがって打ち合わせの約束をする際は、開始時間だけでなく、終了時間も決めておくのが得策です。

終了時間も決めることは、打ち合わせを活性化するメリットもある

会議を始めるときには、まず終了時間を設けておきましょう。

たとえば「10時から」ではなく「10時から12時まで」というふうに明確な範囲を設定します。

一度終了時間を決めたら、越えることがないよう死守することも大切です。

終了時間を明確にすればスケジュールも立てやすくなり、スムーズな仕事に役立ちます。

終了時間も決めることは、予定がはっきりするだけでなく、打ち合わせを活性化するメリットもあります。

終了時間が分かっていると残り時間を意識することになるため余計な雑談も減ります。

打ち合わせに緊張感とスピード感が生まれ、お互いの発言が活発になるでしょう。

話し合いがてきぱき進んでスピーディーになります。

適度な緊張感が生まれることで頭の回転もよくなって、意見やアイデアも出やすくなるでしょう。

終了時間を作るかどうかで打ち合わせの成り行きまで変わってしまうのですから侮れません。

• 打ち合わせは、開始時間だけでなく、終了時間も決めておく。