就職活動の電話対応で心がける30のマナー
- 電話対応が、選考に影響することもある。
電話対応が、選考に影響することもある。
電話対応が、選考に影響することはあるか。
もちろんあります。
相手の姿は見えなくても、話し方から応募者の人柄はよく伝わります。
突然の電話に備え、応募企業の電話番号を登録しておく。
かかってきた電話が誰かわからないと、電話に出るとき、無愛想な声になりがちです。
電話番号だけでは、どの企業かわからないでしょう。
企業に応募すれば、その企業の電話番号を電話機に登録しておきましょう。
住まいが実家の場合、家族にも電話対応に協力してもらう。
住まいが実家の場合、家族に協力してもらいたいことがあります。
企業から実家に連絡があるかもしれない点です。
何らかの用件で、企業から電話がかかってくる可能性があります。
留守番電話機能が、間違った設定のままになっていませんか。
就職活動中は、電話の留守番電話機能を有効にしておきましょう。
就職活動中は、企業から電話がかかってくることがあります。
履歴書の不明点の確認であったり、面接の日程調整であったりなどです。
電話をする前は、あらかじめ用件をまとめておく。
電話をする際は、メモ用紙の準備が基本です。
電話で伺った内容をメモすることで、ど忘れを防止できます。
電話で細かい話をしていると、頭の整理が追いつかないときがあります。
用件を話す順を考えておくと、やりとりがよりスムーズになる。
電話は、あらかじめ用件をメモ帳などにまとめておくことが大切です。
特に複数の用件がある場合は、必須と考えていいでしょう。
用件をまとめておけば、確実に聞き忘れを防げます。
携帯電話・公衆電話・固定電話。
企業に電話する際、最もふさわしいのはどれか。
電話とはいえ、一般的には3種類あります。
携帯電話・公衆電話・固定電話です。
用件があって企業に電話をする際、この3つのうちの1つから連絡をするでしょう。
電話を避けたい3つの時間帯。
企業への電話は、営業時間内にかけましょう。
営業時間内なら、いつでも電話をかけることができます。
ただし、できれば忙しくなりやすい時間帯は避けたほうがいいでしょう。
面接の時間には厳しくても、電話の時間にはルーズになっていないか。
約束の時間に注意するのは、面接だけではありません。
電話する時間にも、十分注意する必要があります。
就職活動では、採用担当者から電話の時間を指定されることがあります。
水を一口飲んでから電話をしよう。
プロの歌手は、本番前、水を一口飲む習慣があるのをご存じですか。
喉の渇きを潤すためではありません。
声を出しやすくするためです。
姿は見えなくても、相手はあなたの姿勢を想像しているだろう。
電話をするときは、正しい姿勢でかけるようにしましょう。
電話では、相手が見えないから、姿勢を正しても意味がないと思うかもしれません。
しかし、姿は見えなくても、相手はあなたの姿勢を想像しているでしょう。
企業に電話をする際、相手の名前を聞いたほうがいいのか。
問い合わせたいことがあり、企業に電話をかけることがあります。
相手の名前はわからなくても、不明点さえ確認できれば十分と思いますが、要注意です。
後から再び電話したとき、前回問い合わせた内容とは違ったことを言われる場合があります。
受話器は、右手と左手のどちらで持ちますか。
電話の受話器を持つとき、左右のどちらの手で持ちますか。
とっさに持とうとするなら、おそらく利き手ではないでしょうか。
利き手のほうが自由に動かしやすいため、無意識のうちに手を伸ばしがちです。
電話をかけるときの第一声。
電話をかけるやいなや、いきなり用件を話し始めるのはマナー違反です。
電話のマナーは、選考に影響する場合もあります。
第一声は、第一印象です。
取り次いでもらったとき、いきなり話し始めていませんか。
企業に電話してつながれば、まず自己紹介です。
大学名と名前の順で、ゆっくり丁寧に名乗りましょう。
つながった相手がたまたま採用担当者ということもありますが、多くの場合、取り次ぐ流れになるはずです。
相手の忙しそうな雰囲気に流されない。
用件があって電話をかけたとき、採用担当者が忙しそうな様子である場合があります。
話し方が早口で落ち着かず、なにやら忙しそうな雰囲気が伝わってくる。
やはり相手は社会人です。
就職活動中に連絡先が変わった場合、企業に連絡したほうがいいのか。
就職活動中に、連絡先が変わる場合があります。
たとえば、引っ越しです。
引っ越しをすれば、住所や電話番号が変わります。
電話をしたとき、担当者が不在だったときの対応。
電話をしたものの、担当者が不在の場合があります。
仕方ないと思って電話を切る前に、いくつか心がけたいことがあります。
（1）戻る時間を確認する
内容を聞き取れた自信があっても、復唱は必要。
採用担当者と電話でやりとりをすれば、復唱をしましょう。
復唱とは、確認のために、言われたことを繰り返して唱えることを言います。
きちんと内容を聞き取れた自信があっても、万が一ということがあります。
企業から「またお電話します」という留守番電話があったときの適切な対応。
企業から電話がかかってきたとき、電話に気づけなかった場合があります。
留守番電話の内容を確認すると「またお電話します」というメッセージが残っている。
そんなとき、企業から再び電話がかかってくるのを待っていればいいと思いますが、好ましい対応ではありません。
知らない番号からの電話は、どんな声で対応すべきか。
就職活動中は、企業から突然電話がかかってくることがあります。
電話番号が通知される場合もあれば、非通知の場合もあります。
電話番号が非通知なら、相手が誰かわかりません。
ビジネスでは、できるだけ長電話は避けるのが賢明。
仲のいい友人との電話なら、時間を気にせず、長電話をすることもできるでしょう。
時間を忘れて、夢中に楽しむ電話は、仲を深めるポイントの1つ。
時には時間も電話代も気にせず、長話を楽しむ時間があってもいいでしょう。
電話を手短に済ませるとはいえ、早口で話すのはよくない。
ビジネスにおける電話では、できるだけ長電話を避けるのがマナーです。
無駄に長話をすると、相手の時間を奪うことになります。
大事な用件はきちんと伝える必要がありますが、用事が済めば、速やかに電話を切るように心がけましょう。
電話をかけた側なら、電話を切るとき、お礼の言葉を言おう。
電話をかけ、話し終えるとき、どんな言葉で締めくくっていますか。
「それでは失礼します」という一言だけで終わらせていませんか。
もちろんその一言も悪くはないのですが、十分な言葉でもありません。
どちらが先に電話を切るかで、印象が変わる。
一般的に電話を終えるとき、切り方が大切です。
「それでは失礼します」などの締めの挨拶が終われば、電話を切れます。
問題は、どちらが先に電話を切るかです。
固定電話で電話を切るときは、受話器を置くより、フックを押さえよう。
固定電話で電話を切るとき、いきなり受話器を置いていませんか。
固定電話の場合、受話器を置いて切るのが普通の方法です。
もちろん普段はそれでもいいのですが、ビジネスでは、もう少し切り方を丁寧にしたほうが安心です。
面接前は、携帯電話の電源を切っておくこと。
映画館や舞台などでは、携帯電話を切るのがマナーです。
急に鳴り響いた着信音が、せっかくの緊張感を台無しにします。
これは、面接でも同様です。
厳密に言えば、マナーモードでも、音が聞こえる。
面接のとき、あなたは携帯電話をマナーモードにしますか。
それとも、電源を切りますか。
「着信音が聞こえない」という意味では、どちらも同じに思えますね。
OB・OG訪問で電話するときに、気をつけたいこと。
OB・OG訪問のアポイントは、電話かメールが主流です。
一般的には、都合がつきやすいメールが好まれますが、電話でもマナー違反ではありません。
「直接お話をしたい」「早くアポイントを取りたい」と思うなら、電話によるアポイントもいいでしょう。
面接の練習はしても、電話対応の練習は忘れがち。
就職活動では、多くの人が面接の練習をします。
面接は、珍しい経験です。
慣れないことには、やはり練習が必要です。