仕事の時間管理がうまくなる30の方法
- なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
予定通りに進むスケジュールの立て方。
スケジュールを立てても、予定通りに進まなくて困ることがあります。
仕事のスケジュール、勉強のスケジュール、旅行のスケジュール。
思った以上に長引いたり、トラブルで遅延が発生したりなど、予定通りに進まないことがあるものですね。
時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
時間の無駄をなくすための工夫の1つが「時間割の作成」です。
学校では授業の時間割があり、バランス良く決められていますが、これを普段の仕事にも活用してみてください。
日々の仕事を振り返ってみると、繰り返しになってことがあるのではないでしょうか。
仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
どんな仕事でも準備は必要と思われがちですが、そうとは限りません。
一概に何でも準備が必要というわけではなく、仕事によっては、準備が必要なケースもあれば、そうでないケースもあります。
次の3つのケースによって、必要な準備も異なります。
メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
話を聞くときには、メモを取りましょう。
無駄な時間を減らすために欠かせない基本の1つです。
会社では上司や先輩から仕事を教わることがあるでしょう。
通知機能は、集中力の大敵。
「仕事になかなか集中できません」という人がいます。
そういう人によく見られるのは「通知機能がオンになっている」というケースです。
たしかに通知機能は便利です。
ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
ビジネスメールで差をつけるには、どうすればいいのでしょうか。
それは「拝受のメール」にあります。
ビジネスメールは、24時間以内に返信するのがマナーです。
時間がないという人は、優先順位を間違えている。
時間がないという人にありがちなのは、誤った優先順位です。
良かれと思って重要なタスクから取り組んだ結果「時間がない」と焦る状況になることがあります。
たとえば、ToDoリストの作成で優先順位を考える際、重要度の高い順に取り組もうとします。
低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
時間が奪われる原因はどこにあるのか。
それは「古いデジタル機器」にあるのかもしれません。
自分が日頃使っているデジタル機器を振り返ってみましょう。
集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
集中力が切れているにもかかわらず、無理に仕事を進める人がいます。
「踏ん張らなければいけない！」「とにかく仕事を進めなければいけない！」と思っています。
眉間にしわを寄せながら、苦しそうな表情です。
探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
無駄な時間を減らすために侮れないのが「探し物の時間」です。
「どこに置いたかな、どこに入れたかな」
机の上や引き出しの中が散らかっていてごちゃごちゃしていると、あちこち探し回ることになります。
会議は無駄な時間になりやすい。
必要性を感じない会議は、どんどん断る。
無駄な時間を生んでいるのは、会議です。
本当に必要な会議もありますが、よくよく考えてみると、意義が疑わしい会議もあるのではないでしょうか。
単なる報告会、目的のない会議、毎回発言者が決まっている会議。
ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
私たちが職場の人とランチを取るとき、同じ顔ぶれになることが多い。
仲の良い人とはリラックスしながら食事ができます。
お互いのことをよく知っているので気を遣う必要がありません。
うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
仕事中、眠くてうとうとしてしまうことはありませんか。
まぶたに重りがぶら下がっているかのようで、なかなかきちんと目が開きません。
眠気を吹き飛ばそうとしても、なかなかうまくいきません。
上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
会議を進めていると、議題から脱線することがあります。
途中からだんだん話がそれていき、議題とまったく違った方向に話が広がっていくことがあるものですね。
もちろん少し話がそれるくらいなら悪くありません。
「○○時間以内に」より「○○時に」。
友人の家に遊びに行った帰り道、その友人から電話がかかってきました。
「○○さん、忘れ物をしているよ」
どうやら友人宅に忘れ物をしてしまったようです。
「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
さっさと送り直せばいい。
時間の無駄を生む場面の1つが「水掛け論」です。
仕事をしていると、ささいなことがきっかけで水掛け論になることがあります。
「メールを送りました。確認していただけましたか？」
1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
ある日の朝、会社に向かって走る男性がいました。
「大変だ！ 遅刻する！ 走れば、ぎりぎり間に合うかもしれない」
家から出るのが遅くなり、何とか遅刻を回避しようと走ります。
さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
時間にルーズな人と共同作業をすることがあります。
意識合わせということで相手にスケジュールを伝えますが、このとき実際より前倒しで締め切りを伝える人がいます。
たとえば、本当の締め切り日は20日なのに、10日が締め切りと伝えます。
締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
締め切りは、誰のためにあるのか。
普通に考えるなら「相手のため」と答えることが多いでしょう。
一般的に締め切りを設定するのは、仕事の依頼主です。
締め切りの延長は、あくまで最終手段。
最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
締め切りに間に合わないときは、締め切りの延長を申し出てかまいません。
それは仕方ないことです。
無理なものは無理です。
全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
多数決で決めれば、無駄な時間がない。
物事を決めるとき、全員一致には注意してください。
全員一致とは、異議を唱える者は1人もなく、その場にいる全員の意見が、同じ方向にまとまるということです。
反対する人がゼロで、全員が賛成であれば、スムーズに可決です。
いらいらすることがあれば、そのままにしない。
すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
日常では時に、いらいらしてしまうことがあるでしょう。
嫌なことがあると、むっとしてしまいます。
思い通りにいかないことがあると、感情も高ぶってストレスがたまっていき、表情も悪くなります。
待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
時間を有効活用したいなら、待たせる側になるのではなく、待つ側になることです。
待つ側は、待ち時間ができます。
早く到着すればするほど待ち時間が長くなり、損をするように思うかもしれません。
機械に、自然治癒力はない。
身の回りに調子の悪い機器はありませんか。
・パソコンから異音がする
・キーボードの利きが悪い
自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
職場でリーダーという立場の人もいるでしょう。
勤続年数が長くなるにつれて仕事ができるようになり、キャリアや実績も積み上がっていき、出世の道が開けます。
出世すれば、おのずと部下を持つことになります。
翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
無駄な時間をなくす方法の1つが「翌日の準備」です。
終業時間になったら、さっさとタイムカードを押して、一刻も早く帰りたいでしょう。
1分1秒でも早く会社から出て、仕事から解放されたいと思う人も多いのではないでしょうか。
なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
世の中には、信じられないほどばりばり仕事をこなしている人がいます。
多くの著書を出版したり、多くのメディアに出演していたり、いろいろな事業を手がけて活躍していたりなどなど。
多くの仕事をこなしていると、それだけ時間を取られます。
犯人捜しは時間の無駄。
職場でトラブルが発生すると、犯人捜しに燃える人がいます。
「誰がやったんだ？ アクセスログを確認しろ！ 監視カメラをチェックしろ！」
警察のように不審な人物を見つけ出そうと躍起になる。
時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
世の中には時間の使い方が上手な人がいます。
便利なツールやアプリを駆使したり、素晴らしい工夫があったり、隙間時間を活用したり、上手に人の手を借りたり。
時間の使い方が上手な人は、いろいろなところで効率化を図っているものです。
3分も、考えようによっては、まとまった時間。
時間の使い方が上手な人と下手な人の違いは「3分の待ち時間」に表れます。
時間の使い方が下手な人は、3分の待ち時間に何もしません。
3分はすぐです。