就職活動のメール30のマナー
- 就職活動で企業に送るメールは、ビジネスのメールと考える。
就職活動で企業に送るメールは、ビジネスのメールと考える。
就職活動では、企業とメールでやりとりをする場面があるでしょう。
不明点を問い合わせたり、資料請求をお願いしたり、面接の日程を調整したりなどです。
ここで、1つ大切なことがあります。
就職活動に、フリーのメールアドレスを使ってもいいのか。
就職活動では、メールアドレスが必要です。
就職情報サイトからエントリーシートを送ったり、企業に問い合わせたりする際は、メールアドレスが必要になるでしょう。
さて、メールアドレスには、さまざまなタイプがあります。
個人的な趣味を表現したメールアドレスは、使用しないのが賢明。
メールアドレスのアドレス名に注目です。
メールアドレスでは、アドレス名を自由に決めることができる場合があります。
メールアドレスのアットマーク（＠）より前の部分を、利用者の好みで決めることができるタイプです。
メール1通に時間をかかっても、恥じる必要はない。
就職活動の初期では、メールの作成に時間がかかって悩まされます。
社会人宛てにメールを送る機会は、これまでほとんどなかったでしょう。
どんな言葉遣いで、どんな形式のメールを送っていいのか、深く悩みます。
企業に問い合わせる際、匿名やニックネームでもいいのか。
就職活動で不明点があれば、企業に問い合わせます。
このとき、個人情報を守りたいと考え、自分の名前を伏せて問い合わせたい人もいるでしょう。
もしくは、ニックネームで問い合わせたいと考える人もいるかもしれません。
絵文字や顔文字を楽しむのは、プライベートの範囲を心がける。
絵文字や顔文字は、気持ちや感情を表現するのに便利です。
たった1つの絵文字や顔文字で、繊細な気持ちや感情をうまく表現できるでしょう。
絵文字や顔文字を使うと、人間の温かい感情がよく伝わり、相手といっそう仲良くなれる効果もあります。
メールでも、省略は使わない。
履歴書の作成では、省略した言葉は使わないのが基本です。
省略は手抜きと判断され、評価を落とす対象になるからです。
履歴書は、採用を決める重要書類ですから、きちんとした書き方が求められます。
サービス名や商品名も、正式名称を使うのが丁寧。
名前については、特に慎重になっておくことです。
相手の名前を間違えるのは、相手の顔に泥を塗る行為と同じです。
名前は誤字脱字がないよう、しっかり確認して、間違いを防ぎましょう。
読みやすいレイアウトで大切なのは3つ。
改行・空行・箇条書き。
メールで心がけるのは、読みやすい文章だけではありません。
読みやすいレイアウトも心がけるようにしましょう。
言葉遣いが丁寧な文章でも、読みにくいレイアウトでは、送信者の印象が悪くなる場合があります。
メールの件名は、本当に件名として適切な一言であること。
メールの件名に、送信者の名前を入れる場合があります。
たとえば、件名が「水口貴博です」などです。
件名に名前が書かれていれば、誰から送られてきたメールなのか、一目でわかりやすくなります。
就職活動中は、こまめにメールの確認。
就職活動中は、こまめなメールの確認が大切です。
メールの返信の早さは、信用にも影響します。
メールの返信が早いと、仕事も速いように感じやすいため、相手に対する信用によい影響を及ぼします。
就職情報サイトからのお礼のメールは、返信が必要か。
就職情報サイトから企業に応募すると、お礼のメールが届きます。
「応募を受け付けました。ありがとうございました」などの内容です。
企業からのメールには、お礼のメールを出すのが常識ですが、この場合もお礼が必要でしょうか。
読みにくい漢字や読み間違いやすい漢字には、ふりがなをつけると丁寧。
メールの中で難解な漢字があれば、ふりがなをつけましょう。
もちろん常用漢字の範囲なら、わざわざふりがなをつける必要はないでしょう。
しかし、たとえ常用漢字であっても、読みにくい漢字や読み間違いやすい漢字には、ふりがなをつけたほうが丁寧です。
メールの本文を書いている途中で送信してしまうミスを防ぐ工夫。
新規でメールを作成するとき、どのような順で書いていますか。
普通は上から順に空欄を埋めがちです。
一般的な順としては「宛先→件名→メール本文」ではないでしょうか。
依頼だけのメールは、用件はわかっても、素直に受け止められない。
依頼だけ伝えるメールは、用件はわかっても、悪印象になりがちです。
たとえば、資料請求を依頼するメールを送るとします。
次のように、シンプルに依頼だけ伝えるメールに心当たりはありませんか。
メールの返事が遅くて迷惑になることはあっても、早くて迷惑になることはない。
企業からの問い合わせのメールが来れば、できるだけ早く返信しましょう。
プライベートのメールでも、返信が早ければ嬉しく感じますが、それはビジネスでも同じこと。
返信の早さは、意欲・熱意・誠意などを間接的に与える手段です。
自分がどんなに忙しくても、相手を思いやる一言を加えよう。
ビジネスでメールを送る際は、相手を思いやる一言を加えましょう。
思いやる一言は、あってもなくても、メールの内容に変わりはありません。
「それなら不要ではないか」と思うかもしれませんが、やはり必要です。
形式張った文章では、きちんとした内容でも、気持ちが伝わりにくい。
ビジネスでのメールや手紙では、形式張った文章が中心になりがちです。
ビジネス向けのメールや手紙に、ざっくばらんな文言は不適切。
飾りけがなく、簡潔・簡素であることは、ビジネスでは重要です。
学生が社会人に送るメールでは「重要」「緊急」などの注意書きを使用しない。
「【重要】契約書の更新内容」
「【緊急】打ち合わせの日程について」
ビジネスのメールでは、件名に「重要」「緊急」などの注意書きを加えることがあります。
メールの署名に、余分な装飾は不要。
就職活動では、社会人とメールのやりとりをする機会があります。
資料請求・問い合わせ・日程調整など、メールは就職活動で必須です。
さて、メールでは署名を付けるのがマナーですが、注意があります。
住所のない名刺やメール署名は、通用するか。
名刺やメールの署名では、住所の記載が基本です。
ところが中には、住所を明かしたくないと考える人がいるようです。
住所は重要な個人情報の1つ。
一度送信すると取り返しがつかないメールは、送信前の確認が特に重要。
メールは、一度送信すると取り消しができないため、確認が特に重要です。
確認が重要なのは何でも同じなのですが、特にメールの場合は、より慎重になったほうがいいでしょう。
問題は、いかに確認の精度を上げるかです。
テンプレートを使ったメールでも、送信前の確認は不可欠。
テンプレートを使えば、メールを早く正確に仕上げることが可能です。
文章の大半が問題ないと確認できている内容ですから、確認する手間の多くが省けます。
ビジネスにおけるメールでも、テンプレートを使った作成が当たり前になっています。
メール送信前の確認項目。
メールを書き終えれば、送信前に、間違いがないか確認しましょう。
メールは、一度送信してしまうと、取り返しがつきません。
だからこそ、事前の確認は入念になる必要があります。
メールを送る時間は自由ではあるが、できるだけ常識の範囲を心がけたい。
メールは、大変便利な道具です。
送信者の都合のいいときに、メールを書けます。
受信者も、自分の都合のよいタイミングで読めます。
名前や敬称の誤りは、相手の顔に泥を塗る行為。
軽微な誤字脱字なら、わざわざ訂正のメールは不要です。
前後の文脈から、正しい内容を推測できるでしょう。
また、同じようなメールを何通も送れば、受信者の確認が煩雑になり、迷惑になる場合もあります。
内定辞退に適切な手段は、メールより電話。
内定辞退は、最も伝えにくい連絡の1つです。
伝えにくい内容ですから、メールで手軽に済ませたいと思うかもしれません。
むしろ、そう思う人のほうが多いでしょう。
友人に送るメールを、間違って企業に送ってしまったときの対処。
メールは、仕事でもプライベートでも、必須のツール。
1日に何度もメールをする人も多いでしょう。
就職活動中、友人に送るつもりだったメールを、間違って企業に送ってしまうことがあります。
メールを送っても返信がない場合に考えられる、3つの原因。
企業にメールを送れば、基本的に3営業日以内には返信があると思っていいでしょう。
ビジネスのメールですから、基本的に返信は早めのはずです。
ところが、メールを送っても返信がない場合があります。
メールの返信がないときの催促には、要注意。
用件があって企業にメールをしても、返信されない場合があります。
もちろん不敬なメールなら、無視されることもありますが、真面目な用件なら、返信はあるはずです。
数日遅れることはありますが、1週間経っても返信がなければ、不自然と考えていいでしょう。